Integritetspolicy

Om integritetspolicyn

Ragnar Söderbergs stiftelse (nedan kallad stiftelsen) värnar om din personliga integritet. I denna integritetspolicy redogör vi för hur stiftelsen behandlar personuppgifter, vilka personuppgifter som samlas in, för vilka ändamål och hur de skyddas.

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Ragnar Söderbergs stiftelse (org.nr: 802008-1306) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för stiftelsens verksamhet.

Hur använder stiftelsen personuppgifter?

Stiftelsen behandlar personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och annan tillämplig lagstiftning till skydd för den personliga integriteten. Begreppet personuppgift avser uppgifter som kan användas för att identifiera en levande person.

När du har kontakt med stiftelsen kan du komma att förse oss med information om dig själv och vi kan komma att be dig om personuppgifter. Det vanligaste fallet gäller personuppgifter som lämnas/ inhämtas i samband med ansökan om anslag såsom namn, personnummer, titel, e-postadress, telefonnummer, kön, uppgifter om utbildning, anställningar och forskningsvistelser (inklusive eventuella avbrott), uppgifter om vetenskapliga publikationer och liknande, budgetuppgifter och annan information som du väljer att uppge. Personuppgifter kan även komma att lämnas/inhämtas om du har kontakt med stiftelsen i något annat ärende.

Stiftelsen kan komma att behandla och sprida bilder, filmer och ljudupptagningar för att informera och kommunicera om stiftelsens verksamhet. Om detta blir aktuellt inhämtas samtycke då fotografering, filmning eller ljudupptagning sker.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Stiftelsen behandlar personuppgifter för följande ändamål.

För att administrera och handlägga ansökningar om anslag till forskare, lärosäten och organisationer i enlighet med stiftelsens stadgar, strategi, publicerade utlysningar och styrelsens beslut. Behandlingen kan omfatta åtgärder som sker initialt vid ansökningsförfarandet och granskning av ansökan, samt senare när beslut om anslag tillkännages, vid genomförande, uppföljning, utvärdering och kontroll.
För att ge service och besvara frågor om stiftelsens verksamhet.
För intern administration och statistik, samt för att, utvärdera, utveckla och förbättra stiftelsens verksamhet.
För att informera om stiftelsens verksamhet och aktiviteter till de som visat intresse.
För att fullgöra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga lagar, förordningar och myndighetsbeslut. Detta inkluderar även arbetsrättsliga åtaganden för anställda vid stiftelsens kansli.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Stiftelsen får bara behandla personuppgifter om det finns en laglig grund för behandlingen. Det finns olika lagliga grunder för behandling av personuppgifter och här beskrivs vilken som är tillämplig i olika fall.

När du lämnar personuppgifter för att stiftelsen ska kunna administrera och handlägga en ansökan om anslag är stiftelsens behandling av personuppgifterna laglig eftersom den är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att ansökan prövas, administreras, samt om den beviljas för dess genomförande, uppföljning och kontroll. Om uppgifterna inte lämnas kan vi inte pröva ansökan.
När stiftelsen behandlar personuppgifter för att informera, ge service och besvara frågor om stiftelsens verksamhet sker det utifrån berättigat intresse.
När stiftelsen behandlar personuppgifter för intern administration och för att utvärdera, utveckla och förbättra stiftelsens verksamhet sker detta utifrån berättigat intresse. Detta inkluderar även felsökning, skydd, testning och förbättring av tekniska system som stiftelsen använder i sin verksamhet.
När personuppgifter behandlas för att kunna fullgöra skyldigheter enligt tillämpliga lagar, förordningar och myndighetsbeslut (t.ex. enligt bokföringslagen (1999:1078) är den lagliga grunden rättsliga förpliktelser.
När du lämnar ett samtycke till viss behandling av dina personuppgifter är samtycket en laglig grund för den behandlingen. Samtycket kan när som helst återkallas.
När stiftelsen behandlar personuppgifter för anställda vid kansliet sker det vanligen utifrån rättsliga förpliktelser (anställning och andra arbetsrättsliga åtgärder) och vissa fall även enligt berättigat intresse eller samtycke (t.ex. publicering av foton).

Vilka delar vi personuppgifter med?

Stiftelsen kan komma att dela personuppgifter med andra organisationer som vi samarbetar med i syfte att fullgöra våra åtaganden mot dig och ditt lärosäte. Ansökningar om anslag delas regelmässigt med de expertgranskare som stiftelsen anlitar. Inom samarbetet Swedish Foundations’ Starting Grants delar vi även dina personuppgifter med andra deltagande stiftelser och organisationer under ansöknings- och beredningsprocessen. Personuppgifter kan även komma att lämnas ut till myndigheter enligt gällande lagstiftning.

Stiftelsen anlitar olika tjänsteleverantörer för administration av ansökningar och utbetalning av anslag, samt för drift av det tekniska systemet för att hantera ansökningar och anslag. I dessa fall är stiftelsen personuppgiftsansvarig och tjänsteleverantören personuppgiftsbiträde.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Grundprincipen är att personuppgifter som rör anslag sparas för alltid. Personuppgifter som samlats in i andra syften gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de samlats in för.

Vilka rättigheter har du?

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som behandlats och sparats om dig av stiftelsen och att begära korrigering av felaktiga uppgifter. Du har även rätt att begära att stiftelsen raderar person-uppgifter som rör dig. Vi kommer att tillmötesgå din begäran om radering om det inte finns några juridiska hinder för detta.

Kontakta stiftelsen för att utöva dina rättigheter. Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende stiftelsens behandling av personuppgifter till Integritetskyddsmyndigheten, besök www.imy.se.

Säkerhet

Stiftelsen vidtar nödvändiga och rimliga åtgärder för att skydda personuppgifter från otillbörlig åtkomst, utlämnande, förändring eller förstörelse. När stiftelsen anlitar en utomstående partner för att behandla personuppgifter för att stödja verksamheten får de bara behandla personuppgifter på ett sådant sätt som stiftelsen godkänt.

Ändringar av integritetspolicyn

Om denna policy ändras så meddelas det på stiftelsens hemsida.

Kontakta stiftelsen

Har du frågor om stiftelsens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.

Version: november 2021